こんにちは！テツです。
みなさんはお気に入りのタスク管理方法や使用しているツールはありますか？
あるいはタスク管理方法やツールを使いたいけど、いつも長続きせず使うのを止めてしまったことはありますか？
私はたくさんあります(笑)。
特に「会社の仕事タスクの管理方法」と「個人で設定した目標に必要なタスクの管理方法」
は全く異なるツールや考え方が必要だと感じています。
今回は
自分で設定したタスクの管理が苦手で優先度がつけられない
期日が漠然としていて作業に身が入らない
強制力が働きづらく先延ばしにしがち
という「個人向け」の悩みにフォーカスして、私が現在辿り着いた解決策と
使用しているアプリを紹介します。
※アプリについては案件でもなんでもなく、個人的な好みで勝手に紹介しています(笑)
また以前の記事で「締め切り効果」についてまとめたものがありますので、合わせてどうぞ。
↓合わせてどうぞ↓
私が継続できなかったタスク管理法
エクセル・Googleスプレッドシート
最初にタスク管理と言えばで思いついたのがマイクロソフトのエクセルとGoogleスプレッドシートでした。
「プロジェクト管理」「ガントチャート」など素晴らしいテンプレートがある
メインタスクを細分化してそれぞれの納期を設定すると、達成率や全体工程に
対する進捗具合を把握することが出来る
私もテンプレートを使用してみたり、テンプレートを真似て自分でいちから作って
試しましたが、長続きしませんでした。
振り返って理由を考えたとき、①更新が面倒、②更新する時間が惜しい、
③達成率が決められない、など様々ありました。
断念理由：更新が面倒くさい
手帳やカレンダーに書き込む
可愛くレイアウトしたり、カフェでお茶をしながら手帳を広げて何かをする様は
スタバでMacBookくらいかっこよく写っていました。
またYouTubeで紹介されている誰かの手帳術や、雑誌で時折特集が組まれる
経営者の手帳の中身を拝見するのが好きで「なるほど！仕事ができる人は
こういう風にタスクを手帳に書き込んで、他の予定とも一括管理して使っているのか」
と刺激を受けて真似してみたくなり、10月頃に10月始まりの翌年手帳を買ってみています。
使い始め最初の1ヶ月は気合十分で、バーチカルチャートやガントチャートにも
気合が入って何でも書き込むようにしていたのですが、2ヶ月目になって
何も書かない空白の日が徐々に増え始めると、「書かなくてもタスク管理的に困らない」
と気持ちが切れてしまい、普通の予定を書き込む手帳本来の使い方も続かなくなって
しまいました。
また、「手帳を書く時間」そのもんがタスク化してしまったように感じ、
優先順位も挙げられず後回しにしがちになってしまったことも、
継続できなかった理由です。
断念理由：書いている時間がもったいなく感じた。
付箋に書いて貼っておく
すぐにやる必要の無い、けれど後で忘れずにやる必要があるタスクは
付箋に詳細を書き込んでからパソコン画面の縁に貼り付ける。
これも続きませんでした。
またアイゼンハワーマトリクスを作って、緊急性✕重要性の大小に合わせて
タスク付箋を振り分けてみましたが、それ自体を作っている時間が惜しく感じました。
また付箋が多くなると貼り方を都度見直したり工夫したり、なにか作業を集中して
やっていても付箋が目に入ると「あれもやらなきゃこれもやらなきゃ」と
マルチタスク脳になってしまうので、作業スピードが遅くなることがありました。
断念理由：付箋が増えすぎて散らかったように感じて集中できない
Notion
いつかは使えるようになりたいと未だ諦めきれてはいないデジタルツールです。
インストールして初期ページのままなのですが、「うっ、これは時間かかりそう」
と初期ページを見て感じてしまい、一時断念しました。
NotionはYouTubeでも多くの配信者がタスク管理ツールと使用しており、
またフォーマットも世界中のユーザーがシェアしているものをインストールして
使用することも可能と、便利機能も満載だと思います。
とはいえ私は未だその域には到達していないのと、そのための時間を組めていません。
挫折(？)理由：「こだわりだしたらトコトンこだわってみたい」＝とても時間がかかるので優先度(低)
なぜ続かなかったのか
人がやっているのを見て、出来たらかっこいいという憧れ
何かに特化して使いこなしている人の姿ってかっこよくありませんか？
YouTubeやSNSでシェアされているものを見ると、ついつい
「私もこんな風に素敵にやってみたい！」と影響を受けてしまいます。
一方で自分に合っているかどうかは想像だけで判断することは難しいので、
「とりあえずやってみるか」とフットワーク軽く始めてから好き嫌いを判断することが
出来たのは唯一の救いかなと感じています。
それでもまた誰かの管理術をみると、「もしかしたら本当はもっと良い方法でやれば
出来たのではないか？」と感じて再チャレンジしてしまうことも多々あります。
管理のための管理になってしまった
「タスクがきれいに整えられていること（見栄え）」にこだわってしまいそう
「ツールをどれだけ使いこなせているか」に目的が変わってしまいそう
「タスクの実行」ではなく「【タスク管理をする】というタスク」になっている
このように目的が置き換わってしまっている状態になりがちだったので
「こんなこといちいちしているより、さっさと全件片付けたら良い」という
脳筋志向になることが多かったです。
また
「管理ツールを使えるようになりたいが為に、わざわざ管理するまでもない
タスクを管理ツールに書き込んで、あとで『やっぱり時間の無駄』と感じて
使うのを止めた」
ということもありました。
なぜ効率的な管理方法が必要なのかが不明確だった
やりたいこと、達成したいことだったはずなのに、現状維持をしようとホメオスタシス
の影響で「やってもやらなくても良い」と思わされてしまいます。
今まで特にやってこなくてもどうにかなっていたので
なぜタスク管理をしたいのか？（目的）
する必要があるのか？（必要性）
しないとどんな不具合や悪影響があるのか？（リスク）
できるようになると、どんな未来があると思うか？（理想）
が明確になっていない状態で、興味本位だけで動いてしまったことも
原因の１つだと感じます。
本当に必要な管理ツールを見つけるための基準
ツールに期待すること、求めることを明確にする
極論ですが、やることを頭の中で覚えておくことができるならば
タスク管理ツールはそもそも不要のはずです。
逆を言えば、
「頭の中で◯◯◯が出来ないから、特別な管理方法で補いたい」
という困っていること、管理ツールを必要とする理由があれば、ツール選定が楽になります。
・全タスクを一覧にして期日が近い順に並べ替えたい
・工程管理表を作成して、進捗に遅れがないかをみたい
→エクセルやGoogleスプレッドシート
・「◯時に△△へ行く」など予定を管理したい
→リマインダー、カレンダーアプリで「◯分前に通知」を使う
・実行中のタスクの締め切りまでの残り時間を把握したい
→カウントダウンで「残り”◯日◯時間◯分◯秒”」と表示させる
漠然と「タスク管理 ツール」で検索をしても、人気順や口コミが多い順でしかおすすめはされません。
ですので検索上位で紹介されたツールが自分の悩みを解決してくれる、とは必ずしも言えません。
仕事のレベルやステージに合わせて見直せば良い
今は継続できなかった、合っていなかったと感じる管理方法も、
自分の成長に合わせて立場や環境が変われば、新たな管理ツールも
自然と必要になると思います。
ですのでこれまでいくつもの管理方法、管理ツールを試したけどダメだったという人は
決して無駄だったということはなく、いざ必要になった時に「あ！あれ使えるかも」という
経験則に基づいたツール選定が出来る、ゼロから調べたり試さなくてもいいアドバンテージ
になったのだと思ってください。
【ついに見つけた】おすすめアプリを紹介（案件ではありません）
求めたもの：”減りやすい数値”で強制力を働かせる
私が今実行しているタスクに対して必要だったのは、”実行力”と”強制力”でした。
なぜなら目標は実感しやすい数値で立てることで達成しやすくなるからです。
例えば「３ヶ月後」と言うとたっぷり時間があるように思えますが、
これを「６６日後」としたらどうでしょう？一気に時間が無いように感じませんか？
３ヶ月には土日祝日も含まれています。ですのでざっくりと土日が月８日間、
それが３ヶ月あるとして２４日間、これを３ヶ月＝９０日間として差し引くと
６６日間になります。
また会社なら「今日の定時まで」「１７時まで」と言うよりも「あと４時間以内で」と
終わりの”点”ではなく”幅”で回答すると
「意外と時間がない」
「すぐにやらないと間に合わない」
と時間の感じ方にも違いが生まれます。
以上により、私は現在実行中のタスクに対して
「カウントダウン方式のタスク管理ツール」を求めました。
アプリ”Countdown to Anything!”
このアプリのメリット：期日までの日時分秒カウントダウン
カレンダーや手帳では、「◯時～◯時に作業する」といった予定を組み込んだり、
「◯分前にお知らせ」と通知設定をすることは出来ますが、このアプリでは、
設定した期日に対して、刻一刻と時間が減っていくカウントダウン方式なので、
「締め切りが迫ってくる”危機感”」
「やらないと間に合わない”緊張感”」
「やるしかない”強制力”」
を働かせることが出来ます。
おすすめ理由①：無償なのに広告が一切無し
開発者がアプリについて
「私は広告表示が嫌いなので、自分で開発したアプリにも広告が一切出ません。」
とわざわざ謳っています(笑)
おすすめ理由②：選べるアイコンが超可愛い
ここは個人の好みもあるかとは思いますが、個人的にはとっても可愛いくて
タスク設定も楽しくなります。
おすすめ理由③：有償版がサブスクではない
このアプリを見つける前に他にも複数のアプリを見ましたが、
・無償版はタスク登録するたびに広告が表示される
・有償版は1,000円/週以上のサブスク型
・ウィジェットがない
など、それぞれに様々な規制がありましたが、このアプリは可愛い上に親切設計でした。
また有償版(560円)にはウィジェット機能もあり、日時までですがホーム画面にタスクを
表示させることが可能です。
さいごに
いかがでしたでしょうか。
今回は「効率的な管理方法」と題して「そもそも何を求めて管理方法を必要とするのか」
という内容でした。
仕事上の立場やタスクの種類と量に応じて、自分とタスクとツールの３者間の相性が
合うものが選べるようになることを目指しましょう。
